וואטסאפ למרפאת שיניים: אישור תור, תזכורת, מענה לשאלות ושינוי מועד בהודעה
רוב המטופלים שלכם בודקים את הוואטסאפ הרבה יותר פעמים ביום מאשר עונים לשיחה ממספר לא מוכר. לכן וואטסאפ למרפאת שיניים הוא כבר לא תוספת נחמדה, אלא חלק מהשירות. הוא מאפשר למטופל לאשר תור בלחיצה, לשאול שאלה בלי לחכות על הקו, ולהזיז מועד בלי להתקשר. המדריך הזה עובר על ארבעת הרגעים שבהם וואטסאפ עושה את ההבדל במרפאה, עם ניסוחים מוכנים לכל אחד.
ארבעה רגעים שבהם וואטסאפ עובד בשבילכם
| רגע | מתי | מה ההודעה כוללת | מה המטופל עושה |
|---|---|---|---|
| אישור תור | מיד אחרי קביעת התור | תאריך, שעה, כתובת, טלפון המרפאה | לוחץ לאישור הגעה |
| תזכורת | יום לפני התור | תזכורת קצרה למועד ולכתובת | מאשר, או מבקש לשנות |
| מענה לשאלות | בכל פעם שמטופל כותב | תשובה עניינית לפי המידע של המרפאה | מקבל תשובה בלי להתקשר |
| הזזה או ביטול | כשמשהו השתנה אצל המטופל | מועדים חלופיים פנויים | בוחר מועד חדש או מבטל |
אישור תור: ההודעה הראשונה אחרי השיחה
אישור שנשלח מיד אחרי קביעת התור עושה שני דברים: הוא נותן למטופל את כל הפרטים במקום אחד, והוא הופך שיחה בעל פה להתחייבות כתובה. ההודעה צריכה להיות קצרה ולכלול רק את מה שחשוב:
"היי דנה, נקבעה לך פגישת ייעוץ במרפאה ביום שלישי, [תאריך], בשעה 10:00. כתובת: [כתובת המרפאה]. לשאלות: [טלפון המרפאה]. נשמח אם תאשרי הגעה בלחיצה על הכפתור."
כפתור אישור הגעה עדיף על "השיבו 1 לאישור". לחיצה אחת היא פעולה קלה, והתשובה ברורה לשני הצדדים. מטופל שלחץ על הכפתור עשה צעד פעיל, וזה שונה מהודעה שנקראה ונשכחה.
תזכורת יום לפני
גם מטופל שאישר הגעה יכול לשכוח פגישה שנקבעה לפני שבוע או שבועיים. תזכורת יום לפני היא הנוהג הבסיסי, והיא גם הזדמנות אחרונה לגלות שמשהו השתנה, כשעוד יש זמן להציע את המועד למישהו אחר. על התמונה הרחבה של צמצום אי הגעה, כולל מדיניות ביטול ורשימת המתנה, כתבנו במדריך אי הגעה לתורים במרפאת שיניים.
"היי דנה, תזכורת לפגישת הייעוץ שלך מחר, יום שלישי, בשעה 10:00 ב[כתובת המרפאה]. אם משהו השתנה, אפשר לכתוב לנו כאן ונמצא מועד אחר."
בחרו שעה קבועה לשליחת התזכורות, ובדקו לאורך זמן אם היא מתאימה. שעה שבה רוב המטופלים בעבודה או ישנים פחות טובה משעה שבה הם פנויים לקרוא ולהשיב.
מענה לשאלות של מטופלים
מטופלים כותבים בוואטסאפ את מה שהיו שואלים בטלפון, רק בשעות אחרות ובקיצור. השאלות הנפוצות במרפאה שמציעה טיפולים אסתטיים:
- "מה שעות הפעילות שלכם?"
- "יש חניה ליד המרפאה?"
- "כמה עולה הלבנה?"
- "אפשר לקבוע פגישת ייעוץ לציפויים?"
- "זה יכאב?"
על שלוש השאלות הראשונות עונים ישירות, לפי המידע שהמרפאה קבעה. שאלת מחיר מקבלת את התשובה שהוחלטה מראש, ומסתיימת בהצעה לפגישה. שאלה רפואית, כמו "זה יכאב?" או "זה מתאים לשיניים שלי?", לא מקבלת ניחוש בהודעה:
"שאלה חשובה, ואת התשובה המדויקת יוכל לתת לך הרופא בפגישת הייעוץ, אחרי שיראה את השיניים. רוצה שאקבע לך מועד?"
הדבר שהכי פוגע בערוץ הוא הודעה שנשארת בלי מענה שעות. מטופל ששאל שאלה ולא קיבל תשובה מסיק שגם בשיחה לא יענו לו.
הזזה וביטול של תור בהודעה
יש מרפאות שחוששות לאפשר ביטול בוואטסאפ, כי "זה יעודד ביטולים". בפועל, מטופל שהחליט לא להגיע לא יגיע בכל מקרה. ההבדל הוא אם תדעו על זה מראש ותוכלו להציע את הזמן למישהו אחר, או שתגלו כשהכיסא ריק.
דוגמה לשיחה:
- מטופל: "היי, לא אוכל להגיע מחר. אפשר להזיז?"
- מרפאה: "בטח, תודה שעדכנת. יש מקום ביום חמישי ב-16:00 או ביום ראשון ב-11:00. מה מתאים?"
- מטופל: "חמישי."
- מרפאה: "מעולה, העברתי את הפגישה ליום חמישי ב-16:00. נתראה!"
שימו לב: התשובה מציעה מועדים ספציפיים, ולא שואלת "מתי נוח לך?". כך השיחה נסגרת בשתי הודעות ולא בעשר.
כללי כתיבה להודעות מהמרפאה
- קצר: הודעה שנקראת בחמש שניות.
- שם המטופל, פנייה נכונה לגבר ולאישה, וטון חם אבל מקצועי.
- בלי מידע רפואי או פרטי טיפול רגישים בהודעה.
- בלי הבטחות לתוצאה.
- תמיד צעד הבא ברור: לאשר, לבחור מועד, או לכתוב אם משהו השתנה.
וואטסאפ לא מחליף את הטלפון
וואטסאפ מצוין לאישורים, לתזכורות ולשאלות קצרות. אבל ליד חדש שהשאיר פרטים לגבי ציפויים צריך בדרך כלל שיחה: לשמוע קול, לשאול, להרגיש בטוח. ההשוואה המלאה בין שני הערוצים, ואיך משלבים ביניהם, נמצאת במאמר מזכירה קולית או בוט וואטסאפ.
צ'קליסט: וואטסאפ במרפאת שיניים
- כל תור מקבל אישור מיד אחרי שנקבע, עם תאריך, שעה, כתובת וטלפון.
- יש כפתור לאישור הגעה.
- תזכורת נשלחת יום לפני, בשעה קבועה שבחרתם.
- יש תשובות מוכנות לשאלות הנפוצות, כולל שאלת המחיר.
- שאלות רפואיות מופנות לפגישה עם הרופא.
- אפשר להזיז או לבטל תור בהודעה, ומקבלים מועדים חלופיים.
- אף הודעה לא נשארת שעות בלי מענה.
איך מינה מטפלת בוואטסאפ של המרפאה
כשמינה קובעת פגישת ייעוץ ביומן גוגל של המרפאה, היא שולחת מיד אישור בוואטסאפ עם כפתור "מאשר/ת הגעה", הכולל תאריך, שעה, כתובת ומספר הטלפון של המרפאה. יום לפני הפגישה היא שולחת תזכורת, בשעה שהמרפאה בוחרת.
מינה גם עונה להודעות וואטסאפ של מטופלים: שאלות ומחירים, רק לפי המידע שהמרפאה נתנה לה ובלי ייעוץ רפואי. היא יכולה לקבוע, להזיז או לבטל תור ישירות בוואטסאפ. המרפאה מקבלת מייל על כל תור, הכל נרשם בגיליון גוגל, ובכל יום ראשון מגיע דוח שבועי במייל עם שיחות, תורים שנקבעו, בקשות לשיחה חוזרת ולידים שלא ענו. לפרטים, ראו מזכירה וירטואלית AI למרפאות שיניים.
רוצים לראות את זה בעצמכם? השאירו מספר, ומינה תתקשר אליכם לשיחת הדגמה.
שאלות נפוצות
מה צריך לכלול אישור תור בוואטסאפ?
תאריך, שעה, כתובת המרפאה ומספר הטלפון שלה, ודרך פשוטה לאשר הגעה, למשל כפתור. הודעה קצרה וברורה עדיפה על הודעה ארוכה.
מתי לשלוח תזכורת לתור בוואטסאפ?
הנוהג המקובל הוא יום לפני התור, בשעה שבה רוב המטופלים פנויים לקרוא ולהשיב. כדאי לבחור שעה קבועה ולבדוק לאורך זמן אם היא מתאימה למטופלים שלכם.
האם לאפשר למטופלים לבטל תור בוואטסאפ?
כן. מטופל שלא יכול להגיע ומודיע מראש עדיף בהרבה על מטופל שפשוט לא מגיע. כשקל להזיז או לבטל, מתפנה זמן שאפשר להציע למטופל אחר.
מה מינה עושה בוואטסאפ?
מינה שולחת אישור מיד אחרי קביעת התור, עם כפתור "מאשר/ת הגעה", ותזכורת יום לפני בשעה שהמרפאה בוחרת. היא גם עונה להודעות של מטופלים לפי המידע של המרפאה, ויכולה לקבוע, להזיז או לבטל תור בוואטסאפ.
ליד חם לא מחכה. מינה גם לא.
קבלו אותי לשבועיים ניסיון. לא אהבתם? לא שילמתם.
השאירו מספר, ומינה תתקשר אליכם לשיחת הדגמה בדקה הקרובה. בלי דמי הקמה, ביטול בכל עת.