מזכירה וירטואלית AI למרפאות שיניים ואסתטיקה דנטלית

יישור שקוף, הלבנה, ציפויים: כל פנייה מקבלת שיחה תוך דקה, וכל פגישת ייעוץ נכנסת ישר ליומן.

מרפאת שיניים שמשקיעה בפרסום של יישור שיניים שקוף, הלבנת שיניים או ציפויים (ונירים) מכירה את המצב הזה: הפניות נכנסות, אבל הצוות נמצא ליד הכיסא. הרופא באמצע טיפול, הסייעת מחזיקה שאיבה, והמזכירה כבר מדברת בקו השני. הליד שהשאיר פרטים לפני חמש דקות מחכה, ובדרך כלל הוא לא מחכה לבד: הוא השאיר פרטים גם אצל מרפאה נוספת.

מינה היא מזכירה וירטואלית AI בעברית, שנבנתה בדיוק בשביל הרגע הזה. היא מתקשרת לכל ליד תוך דקה, מדברת בעברית טבעית, עונה על השאלות הנפוצות לפי המידע שהמרפאה נתנה לה, ומזמינה לפגישת ייעוץ שנקבעת ישר ביומן. ליד חם לא מחכה. מינה גם לא.

למה לידים לאסתטיקה דנטלית הולכים לאיבוד

טיפולים כמו יישור שקוף, ציפויים או השתלות הם החלטה גדולה ויקרה. אנשים משאירים פרטים כשהם בשיא הסקרנות: אחרי שראו מודעה, תמונת "לפני ואחרי" או סרטון. ברגע הזה הם רוצים לשמוע מישהו. אם השיחה מגיעה אחרי כמה שעות, ההתלהבות כבר ירדה, או שמרפאה אחרת הספיקה להתקשר קודם.

מחקר של Harvard Business Review, שבדק 2,241 חברות בארה"ב, מצא שחברות שניסו ליצור קשר עם ליד תוך שעה היו בסיכוי גבוה כמעט פי 7 להפוך אותו להזדמנות אמיתית, לעומת מי שחזר מאוחר יותר. המחקר לא נעשה על מרפאות שיניים, אבל ההיגיון זהה: תוך כמה זמן צריך לחזור לליד הוא אחד הדברים שהכי משפיעים על מילוי היומן.

מה מינה עושה במרפאת השיניים שלכם

• חוזרת לכל ליד תוך דקה: מפייסבוק, אינסטגרם, גוגל או טופס באתר. 24/7, גם בערב, בשישי-שבת ובחגים, גם כשכל הצוות עסוק.
• עונה על שאלות נפוצות לפי המידע שהמרפאה נתנה לה: אילו טיפולים יש, שעות פעילות, מיקום וחניה, מבצעים ומחירי פתיחה אם תרצו לפרסם אותם. אם משהו לא מופיע אצלה, היא אומרת את זה ולא מנחשת.
• לא נותנת ייעוץ רפואי. שאלות כמו "האם יישור שקוף מתאים לי" או "כמה זמן ייקח הטיפול שלי" עוברות לפגישת הייעוץ עם הרופא. זה בדיוק התפקיד שלה: להביא את האדם לכיסא של הייעוץ.
• קובעת פגישת ייעוץ ביומן גוגל של המרפאה, לפי השעות הפנויות, בלי לקבוע בחגים או בימים סגורים.
• שולחת אישור בוואטסאפ מיד אחרי קביעת התור, ותזכורת יום לפני, כדי לצמצם אי הגעה.
• חוזרת בזמן שביקשו. "אני בעבודה, תתקשרו בשש"? מינה מתקשרת בשש.
• עונה לשיחות שלא נענו במרפאה, כדי שאף שיחה נכנסת לא תיפול בין הכיסאות.
• דוח חודשי: כמה שיחות, כמה לידים, כמה פגישות נקבעו.

רוצים לשמוע איך זה נשמע מצד המטופל? השאירו מספר ומינה תתקשר אליכם לשיחת הדגמה בדקה הקרובה.

למי במרפאות שיניים זה מתאים

מינה מתאימה במיוחד למרפאות ולקליניקות שמפרסמות טיפולים אסתטיים ומקבלות פניות ממודעות:

• יישור שיניים שקוף וקמפיינים של "בדיקת התאמה".
• הלבנת שיניים ומבצעים עונתיים.
• ציפויים, כתרים אסתטיים ועיצוב חיוך.
• מרפאות עם כמה סניפים או כמה רופאים, שבהן המזכירות מטפלות גם במטופלים קיימים וגם בלידים חדשים.

במרפאה כזו, המזכירה הולכת הביתה. מינה נשארת. היא לא מחליפה את הצוות. היא מורידה ממנו את הטלפונים ללידים חדשים, כדי שהמזכירות יתפנו למטופלים שכבר נמצאים במרפאה.

איך זה עובד, שלב אחר שלב

1. הקמה אישית. אנחנו לומדים את המרפאה: טיפולים, שעות, מיקום, מה מותר להגיד על מחירים ומה לא, ומה מטרת השיחה (בדרך כלל: פגישת ייעוץ).
2. חיבור למקורות הלידים וליומן. טפסי מודעות, טופס באתר ויומן גוגל.
3. שיחת בדיקה איתכם לפני שמינה עולה לאוויר, כדי שתשמעו בדיוק מה המטופלים ישמעו.
4. מינה עובדת: מתקשרת, קובעת, שולחת אישור ותזכורת, ומדווחת.

כמה כסף הולך היום לאיבוד מלידים שלא חזרו אליהם? נסו את המחשבון באתר עם המספרים של המרפאה שלכם.

מה מינה אומרת, ומה היא לא אומרת

במרפאת שיניים חשוב במיוחד לדעת בדיוק מה נאמר למטופלים בשמכם. לכן כל מה שמינה אומרת נקבע איתכם בהקמה:

• היא כן אומרת: אילו טיפולים יש במרפאה, מה כוללת פגישת ייעוץ, שעות פעילות, כתובת וחניה, ומחירים או מבצעים רק אם בחרתם לפרסם אותם.
• היא לא אומרת: אבחנות, הערכות משך טיפול למטופל ספציפי, הבטחות לתוצאה, או המלצות רפואיות. כל אלה עוברים לרופא בפגישת הייעוץ.
• כשהיא לא יודעת: היא אומרת את זה בכנות, ומציעה שהצוות יחזור או שהשאלה תיענה בפגישה.
• כששואלים אם היא AI: היא אומרת בכנות שהיא עוזרת וירטואלית.

למה עכשיו

אם המרפאה כבר משקיעה בפרסום, כל ליד שלא מקבל שיחה בזמן הוא כסף שהלך. כדי לראות את זה בעצמכם, אפשר להתחיל בפיילוט: לחבר את מקורות הלידים, לתת למינה לעבוד שבועיים, ולראות בדוח כמה שיחות היו וכמה פגישות ייעוץ נקבעו.

איך נראית שיחה של מינה עם ליד ליישור שקוף

כדי להבין מה המטופלים שלכם יחוו, הנה מהלך טיפוסי של שיחה. הנוסח המדויק נבנה איתכם בהקמה:

1. דקה אחרי שהליד השאיר פרטים, מינה מתקשרת ומציגה את עצמה בשם המרפאה.
2. היא מזכירה למה האדם פנה ושואלת מה גרם לו להתעניין דווקא עכשיו.
3. היא עונה על שאלות כלליות: מה קורה בפגישת ייעוץ, איפה המרפאה, באילו שעות אפשר להגיע.
4. כשעולה שאלה רפואית, היא מסבירה שהרופא יענה עליה בפגישה, ומציעה שני מועדים פנויים.
5. אחרי שנבחר מועד, הפגישה נכנסת ליומן ונשלח אישור בוואטסאפ. יום לפני, נשלחת תזכורת.

ואם האדם עונה "אני בישיבה, תתקשרו בערב", מינה מתקשרת בערב, בשעה שביקש.

מה מקבל בעל המרפאה

• פחות לידים הולכים לאיבוד מאותו תקציב פרסום.
• צוות קבלה פנוי יותר למטופלים שנמצאים במרפאה.
• שקיפות: דוח חודשי עם מספר השיחות, הלידים והפגישות שנקבעו, והקלטות לשיפור השירות.
• שליטה: כל מה שמינה אומרת נקבע איתכם, ואפשר לעדכן אותו כשהמבצעים או השעות משתנים.

פרטיות ואמון

במרפאה, מטופלים משתפים מידע אישי. לכן מינה לא שואלת שאלות רפואיות ולא אוספת מידע רפואי בשיחה. היא מתמקדת בפרטים שנדרשים כדי לקבוע פגישת ייעוץ: שם, טלפון, הטיפול שמעניין את האדם ומועד נוח. השיחות מוקלטות לצורך שיפור השירות, וכל הפרטים נקבעים איתכם בהקמה.

אם יש מידע שאתם לא רוצים שיאמר בטלפון, למשל מחירים מסוימים, פשוט מגדירים את זה בהקמה, ומינה תזמין לפגישה במקום לענות. כך המרפאה שומרת על שליטה מלאה במסר, וכל מתקשר מקבל אותו יחס מקצועי, גם בשעות העומס וגם בערב.

כמה זה עולה

מינה מתחילה מ-890 ש"ח לחודש, הכל כלול, בלי דמי הקמה ובלי התחייבות. כדי לראות שזה עובד אצלכם, אפשר להתחיל בפיילוט חינם לשבועיים: קבלו אותי לשבועיים ניסיון. לא אהבתם? לא שילמתם. להשוואה מלאה מול מזכירה אנושית ופתרונות אחרים, קראו כמה עולה מזכירה וירטואלית AI.

מדריכים למרפאות שיניים

כתבנו שלושה מדריכים מעשיים לבעלי מרפאות שיניים: איך להפוך לידים למרפאת שיניים לפגישות ייעוץ, איך לצמצם אי הגעה לתורים במרפאת שיניים, ואיך לבנות מענה טלפוני למרפאת שיניים שלא מפספס שיחות.

שאלות נפוצות