וואטסאפ למכון לייזר: אישור הגעה, תזכורת ושינוי תור בהודעה
הרבה לקוחות של מכון לייזר מעדיפות לכתוב ולא להתקשר, במיוחד כשמדובר בשאלה קצרה, באישור הגעה או בבקשה להזיז תור. וואטסאפ למכון לייזר הוא לא עוד ערוץ שיווק. זה המקום שבו הלקוחה מאשרת שהיא מגיעה, נזכרת בתור, שואלת שאלה של רגע אחרון ומבקשת לשנות מועד. כשהערוץ הזה מנוהל טוב, יש פחות חלונות ריקים ופחות שיחות טלפון. כשהוא מנוהל רע, הודעות נשארות בלי מענה ותורים הולכים לאיבוד. במאמר הזה נעבור על ארבעת השימושים העיקריים, עם נוסחים מוכנים.
ארבעת הרגעים של וואטסאפ במכון לייזר
| הרגע | המטרה | מה חשוב |
|---|---|---|
| אישור תור | לקבע את המחויבות | מיד אחרי הקביעה, עם כפתור לאישור הגעה |
| תזכורת לפני הטיפול | למנוע שכחה | יום לפני, בשעה קבועה |
| מענה לשאלות | לא להשאיר לקוחה מחכה | תשובה מהירה, לפי המידע של המכון |
| הזזה או ביטול | לקבל ביטול מראש במקום אי הגעה | דרך פשוטה לשנות, עם הצעה למועד חדש |
1. אישור תור עם כפתור אישור הגעה
הרגע הכי טוב לשלוח אישור הוא מיד אחרי שהתור נקבע, כשהלקוחה עוד זוכרת את השיחה. אישור טוב קצר, וכולל רק את מה שצריך:
- תאריך ושעה.
- כתובת המכון.
- מספר הטלפון של המכון.
- כפתור "מאשר/ת הגעה".
למה כפתור ולא "תגיבי להודעה"? כי לחיצה אחת קלה יותר מהקלדה, ולקוחה שלחצה הפכה את התור להתחייבות פעילה. היא כבר לא רק קיבלה הודעה. היא אישרה.
נוסח לדוגמה
"היי [שם], נקבע לך תור ב[שם המכון] ביום [יום], [תאריך], בשעה [שעה]. הכתובת: [כתובת]. לכל שאלה: [טלפון המכון]. נשמח שתאשרי הגעה בלחיצה על הכפתור."
2. תזכורת לפני הטיפול
תזכורת יום לפני היא הכלי הפשוט ביותר נגד שכחה. היא נותנת ללקוחה זמן לבטל אם משהו השתנה, ולמכון זמן למלא את החלון.
- שעה קבועה: בחרו שעה שבה רוב הלקוחות פנויות לקרוא, ושלחו תמיד באותה שעה.
- קצרה: יום, שעה, מקום, ודרך לענות.
- מזמינה תגובה: "אם משהו השתנה, כתבי כאן ונמצא מועד אחר."
נוסח לדוגמה
"היי [שם], מזכירים לך את הטיפול מחר, יום [יום], בשעה [שעה] ב[שם המכון]. מחכות לך! אם משהו השתנה, פשוט כתבי כאן ונמצא מועד אחר."
על הצד הרחב של אי הגעה, כולל מדיניות ביטול ושמירה על רצף הסדרה, כתבנו מדריך נפרד על ביטולים ואי הגעה במכון לייזר.
3. מענה לשאלות בוואטסאפ
לקוחה שכותבת בערב "כמה עולה בית שחי?" מצפה לתשובה. אם היא מקבלת אותה רק למחרת בצהריים, ייתכן שבינתיים כבר קבעה במקום אחר.
השאלות שחוזרות בוואטסאפ דומות לאלה שבטלפון: מחיר לאזור, מבצעים, שעות פעילות, חניה ותורים פנויים. כדי לענות עליהן מהר ובאופן אחיד:
- כתבו תשובות קבועות לשאלות הנפוצות, לפי המחירון והמידע של המכון.
- סיימו כל תשובה בשאלה. "רוצה שאבדוק לך מועד?" הופך שאלה לתור.
- שאלות מקצועיות, כמו התאמה לסוג עור, תרופות או הריון, לא עונים בהודעה. מפנים לפגישת הייעוץ.
נוסח לדוגמה
"היי [שם], טיפול ב[אזור] עולה אצלנו [מחיר], ויש גם חבילה של [מספר] טיפולים ב-[מחיר]. בפגישת הייעוץ המטפלת בודקת מה מתאים לך. רוצה שאבדוק לך מועד השבוע?"
כשהשאלה מקצועית
"שאלה חשובה, ואני לא רוצה לענות עליה בהודעה. המטפלת תבדוק את זה איתך בפגישת הייעוץ. רוצה שנקבע אחת?"
4. הזזה וביטול של תור בהודעה
הרבה אי הגעות קורות כי לא היה נוח לבטל. לקוחה שלא רוצה להתנצל בטלפון פשוט לא מגיעה. כשאפשר לשנות תור בהודעה אחת, יותר לקוחות מודיעות מראש, ולמכון יש זמן למלא את החלון.
הזזה
לקוחה: "היי, אפשר להזיז את התור של מחר?"
מענה: "בטח! יש לנו מקום ביום [יום] ב-[שעה] או ביום [יום] ב-[שעה]. מה מתאים לך?"
ביטול
לקוחה: "אני צריכה לבטל את התור."
מענה: "אין בעיה, ביטלתי. רוצה שנקבע כבר עכשיו מועד אחר, כדי לא לשבור את הרצף של הסדרה? יש מקום ב[מועד א] או ב[מועד ב]."
שימו לב לשני דברים: לא שואלים "למה", ותמיד מציעים מועד חלופי. ביטול בלי מועד חדש הוא לקוחה שעלולה לנשור מהסדרה.
מה לא לעשות בוואטסאפ
- לא להציף. אישור ותזכורת לכל תור מספיקים לרוב. הודעות שיווק חוזרות ללקוחות שלא ביקשו הן רעש.
- לא להשאיר הודעה בלי מענה. הודעה שנענית אחרי יום משדרת שאף אחד לא שם.
- לא לנהל הכל מהטלפון האישי של עובדת. כשהיא בחופש, ההודעות נשארות איתה.
- לא לתת ייעוץ מקצועי בהודעה. שאלות של התאמה ובריאות שייכות לפגישת הייעוץ.
צ'קליסט: וואטסאפ במכון לייזר
- כל תור מקבל אישור מיד אחרי הקביעה?
- באישור יש כפתור לאישור הגעה?
- תזכורת נשלחת יום לפני, בשעה קבועה?
- יש תשובות כתובות לשאלות הנפוצות?
- אפשר להזיז או לבטל תור בהודעה, בלי להתקשר?
- כל ביטול מקבל הצעה למועד חלופי?
- יש מי שאחראי שאף הודעה לא תישאר בלי מענה?
רק וואטסאפ, או גם שיחה?
וואטסאפ מצוין לאישורים, לתזכורות ולשאלות קצרות. אבל ליד חדש שהשאיר פרטים במודעה צריך לרוב שיחה: הוא משווה בין מכונים, ושיחה קולית מהירה יוצרת קשר שהודעה לא יוצרת. רוב המכונים מרוויחים משילוב של שניהם. השווינו בין מזכירה קולית לבוט וואטסאפ כאן.
איך מינה מנהלת את הוואטסאפ של המכון
מינה, המזכירה הווירטואלית, מטפלת בכל ארבעת הרגעים שבמאמר:
- אישור תור מיד אחרי הקביעה, עם תאריך, שעה, כתובת, מספר הטלפון של המכון וכפתור "מאשר/ת הגעה".
- תזכורת יום לפני התור, בשעה שהמכון בוחר.
- מענה להודעות של לקוחות, כולל שאלות על מחירים, רק מתוך המידע שהמכון נתן לה ובלי ייעוץ רפואי.
- קביעה, הזזה וביטול של תור גם בוואטסאפ. התורים נקבעים ישירות ביומן גוגל של המכון.
המכון מקבל מייל על כל תור, הכל נרשם בגיליון גוגל, ובכל יום ראשון מגיע דוח שבועי במייל עם שיחות, תורים שנקבעו, בקשות לשיחה חוזרת ולידים שלא ענו. ובטלפון, מינה עונה לשיחות 24/7. השאירו מספר ומינה תתקשר אליכם לשיחת הדגמה, או קראו על מינה למכוני הסרת שיער בלייזר. יש פיילוט חינם לשבועיים.
שאלות נפוצות
מה כותבים באישור תור בוואטסאפ במכון לייזר?
תאריך, שעה, כתובת ומספר הטלפון של המכון, וכפתור לאישור הגעה. אישור קצר וברור עובד טוב יותר מהודעה ארוכה.
מתי לשלוח תזכורת לפני טיפול?
יום לפני, בשעה קבועה. כך יש ללקוחה זמן לבטל או להזיז אם משהו השתנה, ולמכון יש זמן למלא את החלון.
כדאי לאפשר ללקוחות לבטל תור בוואטסאפ?
כן. כשקל לבטל או להזיז תור בהודעה, יותר לקוחות מודיעות מראש במקום פשוט לא להגיע. חשוב להציע מיד מועד חלופי.
מזכירה וירטואלית יכולה לנהל את הוואטסאפ של מכון לייזר?
כן. מינה שולחת אישור תור עם כפתור "מאשר/ת הגעה" ותזכורת יום לפני, עונה להודעות של לקוחות לפי המידע של המכון, ויכולה לקבוע, להזיז או לבטל תור בוואטסאפ.
ליד חם לא מחכה. מינה גם לא.
קבלו אותי לשבועיים ניסיון. לא אהבתם? לא שילמתם.
השאירו מספר, ומינה תתקשר אליכם לשיחת הדגמה בדקה הקרובה. בלי דמי הקמה, ביטול בכל עת.